Análisis de capacidad

Stock/RomoloTavani

Por Abner Huertas

En artículos anteriores he tenido la oportunidad de conversar contigo sobre diferentes metodologías de costeo, de las cuales existen: el costeo basado en actividades, costeo por absorción, costeo meta, presupuesto basado en actividades, entre otros.

En esta ocasión quiero que platiquemos un poco sobre una metodología de costeo que permite una exploración y perspectiva diferente del costo para enfocarse en el análisis de capacidad.

La capacidad puede definirse como: la facultad que tiene una organización para satisfacer una demanda de servicios —o la producción de artículos— con la infraestructura actual. 

La capacidad es la facultad que tiene una organización para satisfacer una demanda de servicios —o la producción de artículos— con la infraestructura actual

Es decir, una empresa tiene una demanda de servicios o productos, para los cuales tiene una serie de procesos que requieren tiempo para ejecutarse, y estos procesos son realizados por personas. Tanto los procesos como las personas tienen una capacidad práctica para un número limitado de demanda.

La capacidad práctica —asumiendo horas— es el tiempo máximo que un grupo de personas y los grupos de equipos están disponibles para ejecutar los procesos. Los procesos por su parte requieren de tiempo para ejecutarse de acuerdo con las especificaciones de los servicios o productos.

Las especificaciones de los procesos a los servicios o productos, crean un mapa de asignaciones —o una receta— para la prestación de servicios o fabricación de productos, es decir, un producto requerirá de procesos, uso de maquinaria especializada y otros costos; estas especificaciones se miden de acuerdo a un estándar o tasa de consumo.

La tasa de consumo es la medida que determina cuánto se requiere de un proceso, equipo o costo por cada unidad de fabricación o de servicio. Los grupos de personas también tienen una tasa de consumo hacia los procesos; ésta se define cómo la intensidad de trabajo requerida de un puesto de trabajo por cada hora —o cualquier otra unidad de medida— del proceso.

Así las tasas de consumo —o estándares— permitirán calcular en función de la demanda los requerimientos de procesos, maquinaria y de personas. Al calcular los requerimientos, se puede de forma fácil calcular los costos; para ellos se consideran los costos por hora de los puestos y maquinaria. Para otros tipos de costos se deberá seleccionar otras reglas de negocio.

Con todos estos ingredientes: requerimientos por procesos, personas y máquinas; costos de recursos, procesos y de productos o servicios; podremos realizar nuestro análisis de capacidad.

Existe al menos dos tipos de análisis de capacidad: uno económico y otro operativo.

El análisis económico se basa en la comparación del costo de la operación contra el costo contable. El costo de la operación se obtiene del cálculo de las demandas reales multiplicadas por las tarifas internas de servicio; podrás encontrar más información sobre tarifas internas de servicio en mi artículo del mismo nombre.

El segundo análisis, operativo, se realiza al comparar los requerimientos basados en estándares contra la capacidad práctica y cualquier otro indicador que la empresa posea.

El análisis en función de la capacidad práctica permite identificar si los recursos actuales pueden satisfacer una demanda determinada. De esta forma un analista de producción puede realizar un análisis «¿Qué pasa sí?» mediante la proyección de demandas y la determinación de los requerimientos.

Los requerimientos también se pueden medir de acuerdo a las necesidades de inventario de materias primas, las capacidades máximas de los equipos de producción o prestación de servicio.

¿Qué instituciones se benefician del análisis de capacidad? La respuesta es simple: todas. Desde instituciones financieras, de servicios, del sector salud hasta las empresas de manufactura sacan provecho de este análisis. 

Al hablar de capacidad algunos podrían pensar en que solo aplica a manufactura, y aunque este tipo de análisis nació de esta industria, tiene el potencial de influir en las decisiones de otras industrias.

Veamos algunos ejemplos de cómo se benefician otros tipos de industrias:

• En la banca el análisis de capacidad permite estudiar el grado de disponibilidad que requiere tener una agencia para la atención en ventanilla, para las transacciones por banca electrónica y para la atención en servicio al cliente.
• En seguros permite analizar la capacidad de atención de nuevas pólizas, siniestros, entre otros.
• En el sector salud permite medir el número de personal —enfermeras, doctores, entre otros— que se requiere para satisfacer la demanda de servicios hospitalarios como atención en consulta externa, hospitalización, laboratorios, emergencia, entre otras unidades.
• En el sector de servicios compartidos permite determinar el grado de disponibilidad de crecimiento para la atención de los clientes internos, y de esta forma dar seguimiento al punto de equilibrio.

En conclusión, el análisis de capacidad es una metodología de costos que tiene como objetivo otorgar varios espectros de análisis: costos, requerimientos y disponibilidad; todos estos en función de las demandas.

El beneficio principal está en tener claridad de qué tan eficiente está el uso de los recursos, encontrar los puntos en dónde pueden haber mejoras de eficiencia, y de esta forma impulsar un impacto en la utilidad.

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