Tu Amigo Consultor

Octubre, el mes del terror. Y no por las fiestas que se celebran. Sino por el inicio de una de las temporadas de mayor trabajo para el área financiera: el presupuesto. ¿Por qué el mes del terror? Jornadas intensas de trabajo para solicitar y recabar la información de presupuesto. Plantillas protegidas que sabe Dios cómo fueron vulneradas. Consolidar —con suerte— decenas de plantillas, pero que se convierten en cientos de hojas electrónicas, y al terminar darnos cuenta de que faltan áreas que aún no entregan su información. Los días pasan y se aproxima la fecha de presentación del presupuesto para el siguiente año cuando de pronto vienen las revisiones, escenarios nuevos, ajustes y la preparación de los estados financieros. ¿Quién o qué es el causa este terror? Causales pueden haber muchos, pero uno de estos se esconde tras el velo de una herramienta: las hojas ...

«Existen diferentes piezas que al unirlas conforman el presupuesto de una institución financiera como lo es un banco. Cada una de ellas tiene un grado de importancia y una audiencia diferente. En el presente artículo ahondaremos de una forma general cada una de estas piezas, y al mismo tiempo, conversaremos sobre las piezas requeridas para contar con un Estado de Resultados a nivel de producto». Por Abner Huertas Durante más de doce anos, he tenido la oportunidad de apoyar a diferentes instituciones financieras en la implementación de metodologías para hacer más productiva la tarea de elaborar el presupuesto general del banco; esto por supuesto genera un impacto directo en la mejora del rendimiento en los tiempos de consolidación  y en la elaboración de reportes. Es típico que los responsables del presupuesto dependan de las hojas electrónicas para la creación de plantillas de captura de datos, para la consolidación, para la elaboración de los informes y para la preparac...

Por Abner Huertas Imagen cortesía de FreedigitalPhotos.Net y Jimbophoto Si tú te dedicas a gestionar el presupuesto de tu organización, sabrás el trabajo que requiere presentar los estados financieros, los indicadores financieros y otros reportes que forman parte del resultado del ejercicio presupuestal. En mi experiencia, he visto a organizaciones batallar con cientos de hojas electrónicas para poder presentar un informe consolidado. Ahora sumémosle a lo anterior el análisis de la ejecución presupuestaria. Mes a mes es importante validar las variaciones entre lo real y lo presupuestado, realizar ajustes y actualizar los informes financieros. ¿Y si se pierde una hoja electrónica o las fórmulas se corrompen? Entonces tenemos problemas, ¿cierto? ¿Quieres más? Ahora agreguemos que tu organización también realiza una consolidación financiera porque tiene varias empresas; lo cual requiere la creación de ajustes de eliminación al momento de presentar los resultados financier...

By Abner Huertas Spreadsheets are the most used tool for planning, but… is the right one? Through the years I’ve been a witness of how companies have adopted the spreadsheets to do the planning and budgeting, and all of those companies have the same issues: too many spreadsheets, «#REF» errors, lost linkings to other spreadsheets, file corruption, and more. Can you relate to some of these?  These might be technical issues, but there’s more, there are more profound issues that many companies do not even realise: costly waste of time for maintaining a useless methodology, lack of prediction on time, not making decisions when they have to, and many times there’s an illusion of control. Let’s brake the spreadsheet problem in two parts: technical and decision making. Technically speaking, spreadsheets can become a waste of time. Doing the budget with just spreadsheets consumes precious time in non-value activities such as: consolidation, repairing corrupted spreadshee...

- Por Abner Huertas El uso de hojas de electrónicas para la planificación presupuestal está obsoleto. La planificación está tomando un nuevo camino en donde requiere de un liderazgo que esté basado en previsiones, análisis, toma de decisiones y poner en acción con un conocimiento introspectivo de la organización. Hace unos 10,000 años habitaron los mamíferos gigantes. Sabemos de ellos por los restos de esqueletos que se han encontrado. Uno de estos mamíferos gigantes fue el perezoso, muy parecido al que conocemos hoy en día. Estos mamíferos eran vegetarianos, dentro de su dieta se incluía un fruto muy apetecible que algunos lo usan en las ensaladas y otros lo consumen en licuados, este es el aguacate. Quizá nunca se ha preguntado qué animal comía este fruto dado que su cascara es dura, tiene una semilla enorme y tiene efectos laxantes si se consume en exceso; alguien tenía que consumirlo para poder transportar la semilla a otras tierras. Pues este fruto era consumido po...

-Por Abner Huertas En el año 2010, uno de los bancos más importantes de la región del caribe realizó un cambió en su forma de gestionar el presupuesto que marcó la diferencia: implantó Más Allá del Presupuesto. Es común que en las organizaciones el presupuesto se lleve de forma tradicional, empleando hojas electrónicas o, en algunas ocasiones, algún sistema de gestión. El presupuesto es vital en cualquier empresa para medir la situación actual de lo ejecutado versus lo planeado. El problema radica en la forma tradicional de realizarlo. En mi práctica consultiva he visto a muchos tipos de industrias batallar con lo mismos inconvenientes durante la época de levantamiento de presupuesto: alta burocracia para el establecimiento de montos de gasto y/o metas de venta, ajustes al presupuesto sin contar con las aprobaciones respectivas, falta de proyecciones mediante una metodología matemática, entre otras. Con esto no estoy diciendo que realizar el presupuesto de forma tr...

Por Abner Huertas La capacidad para la toma de decisiones estratégicas, así como la definición de las mismas por parte de los directores empresariales, se ve altamente beneficiada al momento de poseer un entendimiento claro de cuál es la estructura óptima de requerimientos, tanto de tiempo de los procesos y del personal, asimismo como de los costos y de los gastos administrativos basándose en información de presupuesto que esté en un lenguaje empresarial más que en un lenguaje de carácter netamente financiero. El valor que agrega un presupuesto con lenguaje empresarial se ve reflejado al momento de considerar situaciones como: ¿Cuál es el presupuesto que se debe asignar a los procesos de atención a clientes empresariales? O ¿Cuáles son los recursos que se le debe asignar a una sucursal determinada de acuerdo al número de transacciones proyectadas por cada producto de la misma?, O, De acuerdo a las proyecciones de transacciones del siguiente año ¿Cuánto será el núme...