La temporada del terror: El presupuesto y las hojas electrónicas

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Octubre, el mes del terror. Y no por las fiestas que se celebran. Sino por el inicio de una de las temporadas de mayor trabajo para el área financiera: el presupuesto.

¿Por qué el mes del terror? Jornadas intensas de trabajo para solicitar y recabar la información de presupuesto. Plantillas protegidas que sabe Dios cómo fueron vulneradas. Consolidar —con suerte— decenas de plantillas, pero que se convierten en cientos de hojas electrónicas, y al terminar darnos cuenta de que faltan áreas que aún no entregan su información.

Los días pasan y se aproxima la fecha de presentación del presupuesto para el siguiente año cuando de pronto vienen las revisiones, escenarios nuevos, ajustes y la preparación de los estados financieros.

¿Quién o qué es el causa este terror? Causales pueden haber muchos, pero uno de estos se esconde tras el velo de una herramienta: las hojas electrónicas. ¿Quién no se ha enfrentado a archivos corruptos, fórmulas que se movieron, archivos adulterados, información incompleta y una fecha de entrega que se aproxima?  

¿Qué podemos hacer para minimizar este terror?

Existen dos temas que van de la mano: la adopción de una metodología de  presupuesto y de una solución de tecnología.

La metodología tradicional de presupuesto requiere solo el conocimiento del gasto del período anterior más un porcentaje de incremento o decremento dependiendo de la tendencia, o algún pronóstico. Sin embargo, existen otras metodologías de presupuesto como lo son: presupuesto base cero, presupuesto basado en la demanda, la aplicación de modelos de pronóstico, entre otras. Es común una combinación de las metodologías, en especial cuando se combinan con el presupuesto administrativo, de ventas, recursos humanos e inversiones.

Las soluciones de software apoyan a la reducción de la dependencia de las hojas electrónicas para centrarse en un motor financiero que se encargue de la labor operativa, así las personas buscan más centrarse en las labores analíticas.

Una solución de software debería permitir:

  1. Reducir la complejidad en la elaboración y distribución de plantillas.
  2. Minimiza en forma relevante el tiempo de consolidación.
  3. Facilidad en la elaboración de informes financieros.
  4. Facilita la proyección de información.
  5. Agiliza el seguimiento a la ejecución presupuestaría.

Al final minimizar el terror del presupuesto y a su seguimiento requiere de tomar la decisión para comprometerse con una metodología y una solución de software. 

Lee más sobre el tema:

  1. Cinco recomendaciones al elegir una herramienta de planeación financiera
  2. El presupuesto en instituciones financieras
  3. Más allá del presupuesto
  4. Presupuesto basado en actividades
Por Abner Huertas
 
 

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