Más Allá del Presupuesto

-Por Abner Huertas

En el año 2010, uno de los bancos más importantes de la región del caribe realizó un cambió en su forma de gestionar el presupuesto que marcó la diferencia: implantó Más Allá del Presupuesto.

Es común que en las organizaciones el presupuesto se lleve de forma tradicional, empleando hojas electrónicas o, en algunas ocasiones, algún sistema de gestión. El presupuesto es vital en cualquier empresa para medir la situación actual de lo ejecutado versus lo planeado.

El problema radica en la forma tradicional de realizarlo. En mi práctica consultiva he visto a muchos tipos de industrias batallar con lo mismos inconvenientes durante la época de levantamiento de presupuesto: alta burocracia para el establecimiento de montos de gasto y/o metas de venta, ajustes al presupuesto sin contar con las aprobaciones respectivas, falta de proyecciones mediante una metodología matemática, entre otras.

Con esto no estoy diciendo que realizar el presupuesto de forma tradicional sea algo malo, opino algo diferente, es preferible contar con un presupuesto tradicional para tener una visión general de lo que se espera de la organización, a no tener nada. El presupuesto es una brújula, pero como todo en la vida, dependerá de la calidad de ésta para que nos ubique en el camino correcto.

Más Allá del Presupuesto tiene como resultado  reducir el factor burocrático e impulsar una metodología de predicción basándose en información histórica y variables estadísticas. Dejar a las personas definir el monto de presupuesto es similar a dar un cheque firmado y en blanco. Dar a cada área la proyección de sus gastos, basándose en información histórica, permite una claridad para justificar los mismos y elimina el factor intuitivo del que muchas veces nos valemos para las estimaciones.

Yendo al grano. Hay que eliminar el factor burocrático. Hay que quitar el cheque en blanco. A pesar de las revisiones del presupuesto, siempre existirá un alto grado de incertidumbre cuando se deja que solo la intuición haga el trabajo. Más Allá del Presupuesto es dar paso a métodos de proyección matemática para que ocupen un 80% del esfuerzo. Pocas áreas seguirían con el método tradicional de estimar por medio intuitivo.

Analicemos ambas maneras de realizar el presupuesto, para ello nos basaremos en los gráficos anteriores. 

El presupuesto tradicional inicia con una preparación de plantillas o formularios para que las áreas ingresen la información. Como mencionamos con anterioridad esto es en hojas electrónicas. Muchas organizaciones envían en blanco la hoja, mientras que en otra colocan el ejecutado del año anterior para tener una base de predicción intuitiva.

A partir de la información del año anterior, el encargado del área hace su mejor esfuerzo por estimar cuál será el gasto o el volumen de las ventas del presente año. En algunas ocasiones para las ventas puede acostumbrarse a definir un delta de crecimiento. 

Analicemos el segundo método. En éste asumimos que se cuenta con herramientas de pronóstico y de presupuesto. Primero iniciaríamos con recolectar la información histórica; ésta se emplea para realizar el pronóstico del siguiente año. Con los resultados del pronóstico se prosigue a enviar la información, pero ya no en cheque en blanco, sino poblada con datos proyectados que se basaron en algoritmos matemáticos.

Con la información proyectada, las áreas solo tienen que dar el visto bueno. No es necesario que den su mejor premonición para el siguiente año. Como resultado obtienen un presupuesto que se ajusta aún más a la realidad.

Al inicio comentaba el caso de un banco del caribe, pues bien, ellos lo que realizan ahora es lo siguiente: Previo al inicio del presupuesto recopilan toda la información de variables y datos históricos de los últimos años. Por medio de una aplicación que utiliza algoritmos matemáticos para hacer proyecciones, hacen una estimación de cuáles deberían ser sus metas de colocación y captación para los siguientes  doce meses. Envían los estimados a las áreas del banco para ajustes menores. Dado que la consolidación es automática, en menos de un día tienen los informes.

Lo interesante viene después en la ejecución. Supongamos que estamos en abril. El primer trimestre está ejecutado. Toman los últimos doce meses ejecutados, es decir desde marzo doce meses hacia atrás, y vuelven a calcular los pronósticos. Con esto ajustan el presupuesto y siempre van tres meses hacia adelante.

Lo anterior les ha permitido estar siempre al día. Y como pueden percatarse el presupuesto tradicional se volvió obsoleto. Ya no realizan las estimaciones anuales porque siempre van haciendo ajustes doce meses hacia adelante. Lo único que queda es ir validando los datos en la medida que se van generando.

Las organizaciones se benefician de esta metodología porque estarán en un punto donde podrán predecir de mejor manera. Por eso decimos que hay que eliminar la burocracia del presupuesto y enfocarse en una medición de proyecciones.

Fotografía inicial cortesía de FreeDigitalPhotos.net y Stuart Miles