La calidad de la información

«Manzanas con manzanas, peras con peras»

«No le puedes pedir peras al olmo»

Estas frases —que a menudo hemos escuchado y utilizado— adquieren un alto grado de relevancia al momento de analizar la información de una corporación para la toma de decisiones. 

¿Qué significa la calidad de los datos? En términos simples podríamos decir que: «Es el grado de confianza que tenemos a la información almacenada en nuestros sistemas transaccionales en términos de cuán real y confiable es, que tenga un margen de error mínimo y que en la medida de lo posible tenga poco o nulo factor manual».

Cuando el grado de confianza hacia los datos es mínimo, las decisiones que se pueden tomar en función de ésta son escasas. Quizás está de más decir que para que una corporación —e inclusive una persona en lo individual— pueda tomar decisiones, necesita tener una base; ésta es la información.

¿Cómo podemos lograr tener información de calidad? Una de las formas en las que lo podemos conseguir es a través de: la estandarización, centralización de información única, eliminación de —en lo posible— de bases estadísticas en hojas electrónicas o en papel.

La estandarización se refiere a que toda información tiene una referencia de integridad. Es decir, si establezco un bloque de detalle que hace referencia a un maestro, toda la información hará referencia solo a ese maestro. Como ejemplo podríamos decir que esto puede ocurrir cuando se hace un registro de un pedido en una orden cuando en realidad va en otra orden; también cuando los registros son realizados en otro período que no es en el que ocurrió.

La centralización de información única está muy ligada a la estandarización; ésta se refiere a que cuando haya información que sea referencia para diferentes áreas de la organización, exista solo una fuente de datos. El ejemplo clásico es el de cliente único. Muchas empresas registran más de dos veces a un mismo cliente en su sistema, entonces en un sistema aparece como Juan Pérez, en otro como Juan F. Pérez y en un tercero como Juan Fernando Pérez; y en la realidad es la misma persona. Al analizar la información podría parecer que hay dos clientes más.

La eliminación de bases estadísticas en hojas electrónicas y papel considero debiera ser una meta para toda organización. Mucha información se lleva en hojas electrónicas, lo cual da como resultado que en la mayoría de las ocasiones no se cuenta con una información histórica confiable, además de que al permitirse el trabajo manual se pierden las referencias que comentábamos en los puntos anteriores.

Cuando la información tiene un alto grado de calidad, las proyecciones y los análisis históricos permitirán a los analistas, científicos de datos y directores establecer mejores planes de crecimiento para la organización.

¿Qué ganaríamos con una política de calidad de información? Lo primero es la confianza de poder tomar decisiones sabiendo que lo que estamos «viendo» es real. Segundo nos apoyará a proveer información de alta calidad para los proyectos de inteligencia y analítica de negocios. Tercero, para los proyectos que mencionamos, evitará el dolor —y costo— de tener que pasar por un proceso de calidad de datos.

Entonces, como indicaba al inicio «Manzanas con manzanas, peras con peras» para poder tomar decisiones en función de la información; ésta debe estar una misma naturaleza con calidad.

Por Abner Huertas

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