5 Recomendaciones al elegir una solución de Planeación Financiera

Por Abner Huertas

Imagen cortesía de FreedigitalPhotos.Net y Jimbophoto

Si tú te dedicas a gestionar el presupuesto de tu organización, sabrás el trabajo que requiere presentar los estados financieros, los indicadores financieros y otros reportes que forman parte del resultado del ejercicio presupuestal. En mi experiencia, he visto a organizaciones batallar con cientos de hojas electrónicas para poder presentar un informe consolidado.

Ahora sumémosle a lo anterior el análisis de la ejecución presupuestaria. Mes a mes es importante validar las variaciones entre lo real y lo presupuestado, realizar ajustes y actualizar los informes financieros. ¿Y si se pierde una hoja electrónica o las fórmulas se corrompen? Entonces tenemos problemas, ¿cierto?

¿Quieres más? Ahora agreguemos que tu organización también realiza una consolidación financiera porque tiene varias empresas; lo cual requiere la creación de ajustes de eliminación al momento de presentar los resultados financieros. Y, por supuesto, se necesitan los informes personalizados para cada área de la organización. ¿Te mencioné que también se necesita consolidar con diferentes tipos de moneda? ¿No? Pues esto también puede ser un dolor.

Pero todo esto no se queda aquí. El análisis de la información financiera varía de acuerdo a los rubros que estemos analizando del estado de resultados. Cuando hablamos del margen bruto pensamos en que requerimos precios de venta, volúmenes de venta/producción por producto, región, fuerza de ventas, entre otros; todo esto para obtener los ingresos y los costos. Los gastos administrativos por su parte tienen un nivel de información menor que «facilitan» su consolidación. Si pensamos en Recursos Humanos agregamos variables como los empleados para proyectar las contrataciones.

Al ver todas estas variables: escenarios, planeación de las ventas y demanda, presupuesto de gastos administrativos, presupuesto de requerimientos de recurso humano, presupuesto de inversión en activos en moneda extranjera, consolidación financiera de empresas en diferentes países… llegará el momento en que debamos elegir una solución tecnológica que nos ayude con esta labor.

En mis doce años de experiencia trabajando en diferentes tipos de industria en temas de costeo y de presupuesto, te puedo decir que al momento que tu organización decida dar el salto a una solución tecnológica para llevar el control de Planeación Financiera, deberá considerar lo siguiente:

1. Enfocada en el diseño: al inicio de un proyecto —y en las fases de preventa— siempre me gusta hacer énfasis en la importancia del diseño. Una solución de Planeación Financiera debe tener la capacidad de adaptarse al diseño específico de la industria en la que trabajes. Te deberá permitir diseñar tu flujo financiero —o presupuestal— de acuerdo a al menos cuatro áreas importantes: planeación de las ventas y demanda, presupuesto de gastos administrativos, presupuesto de recursos humanos y el presupuesto de inversión de activos. Claro, que te debe permitir muchos más. Ya quedó atrás aquellas soluciones que te exigían adaptarte a un flujo de trabajo preestablecido, ahora ese flujo de trabajo se debe poder crear en la solución.
2. Multi dimensional: esto va de la mano con el punto anterior. Al ser multidimensional, permitirá un diseño mucho más «suave» porque se podrá adaptar a las estructuras de tus variables de negocio como: centros de costo, cuentas contables, períodos, productos, entre otras. Otro aspecto importante que debes preguntar es la facilidad que tienen las dimensiones para reflejar las cuentas en diferentes tipos de estructuras, a esto se le llama: jerarquías; ésta necesidad es latente cuando tu organización requiere presentar los mismos informes, pero en diferentes tipos de formatos.
3. Cumpla con los criterios financieros: estos incluyen la facilidad que tiene para la creación de reglas de ajuste tanto manuales por período como ajustes regulares. Los ajustes manuales permiten hacer partidas de ajuste. Los ajustes regulares permiten hacer reglas de asignación de cuentas centralizadas, reglas de balanceo de cuentas, reglas de clasificación, reglas de propiedad entre otras.
4. Consolidación automática: ¿de qué nos serviría una solución si aún tuviésemos que consolidar manual? La solución que escojas tiene que tener la capacidad de consolidar de forma automática antes y después de aplicar las reglas de ajuste. Esta consolidación debe incluir un componente muy especial: la conversión monetaria. La idea es minimizar tu trabajo manual y que la solución te permita enfocarte en lo importante: analizar.
5. Adaptación a hojas electrónicas: aunque las hojas electrónicas pueden ser los que nos causen esos dolores de cabeza cuando solo dependemos de éstas, también son una gran ayuda en la transmisión de la información. Una solución de Planeación Financiera debe tener la capacidad de adaptarse de forma nativa a las hojas electrónicas sin que ésta sea la que realice el trabajo financiero, es decir, que utilice las hojas electrónicas como un vehículo para transmitir los reportes y plantillas de captura de datos. La solución deberá tener la facilidad de que los dueños de la información sean quienes creen sus propios informes.

Estas son solo cinco recomendaciones esenciales que debes considerar al momento que tu organización se decida por una solución de Planeación Financiera, podrían haber otras, pero estas se adaptarán de acuerdo a tus necesidades. 

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